Descubra como realizar uma gestão hospitalar eficiente seguindo as boas práticas de compras hospitalares

Uma gestão de compras hospitalares eficiente é essencial para garantir que o ambiente institucional esteja funcionando perfeitamente. É necessário planejar a obtenção dos materiais, medicamentos e equipamentos necessários para garantir segurança e um bom atendimento aos pacientes hospitalizados. Os objetivos das boas práticas são inúmeros, como controle de entrada e saída dos itens, programação de compras evitando faltas e/ou excessos, além de executar uma qualificação de fornecedores.

O setor de compras de um hospital desempenha um papel estratégico na gestão de suprimento hospitalar, evitando desperdícios e garantindo a disponibilidade dos insumos necessários.

Como realizar uma gestão hospitalar eficiente?

Seleção de fornecedores confiáveis

Um dos principais aspectos a serem considerados é a seleção de fornecedores confiáveis, proporcionar processos de negociação transparente e justo, levando em conta aspectos como qualidade, preço e prazo de entrega. Outro fator muito importante é estar atento às regulamentações e normas específicas do setor, como qualidade dos produtos e rastreabilidade.

As boas práticas de compras hospitalares começam pela seleção de colaboradores, ou seja, os profissionais devem ter habilidade, experiência na área hospitalar e treinamento constante. Além disso, a comunicação com outros setores do hospital é essencial para obter dados precisos para a realização das compras, como por exemplo, ponto de ressuprimento de medicamentos.

Importância do controle de estoque

Primeiramente, o controle de estoque tem um impacto significativo nas compras de um hospital. Quando o estoque não é devidamente controlado, pode resultar em problemas como falta de produtos, excesso de estoque ou até mesmo produtos vencidos. Esses problemas podem afetar diretamente as compras, uma vez que a falta de produtos pode levar a atrasos nas entregas aos clientes, enquanto o excesso de estoque pode resultar em desperdício de dinheiro e espaço. Além disso, produtos vencidos podem causar prejuízos financeiros e danos à reputação da empresa e penalizações sanitárias. Portanto, é essencial que as empresas tenham um controle eficiente de estoque, utilizando ferramentas e tecnologias modernas para monitorar o fluxo de mercadorias e garantir que as compras sejam feitas de forma adequada e no momento certo.

Ações sobre controle das despesas hospitalares são fundamentais para a sobrevivência do hospital. Ter controle rígido do orçamento é fundamental, pois cada centavo conta. Portanto, incluir relatórios de gastos e saldo do orçamento é essencial. Além disso, o comprador qualificado sempre conseguirá identificar oportunidades de gerar economia. Nesse sentido, desenvolver estratégia de negociação com fornecedores é vital para as boas práticas. 

Estratégia de negociação com fornecedores

Quando se trata de negociar com fornecedores, é importante adotar uma abordagem estratégica e amigável. A chave para uma negociação bem-sucedida é estabelecer uma relação de confiança e respeito mútuo, em que ambas as partes possam se beneficiar. Primeiramente, é essencial ter clareza sobre suas necessidades e objetivos, para que o profissional possa se comunicar de forma eficaz. Além disso, é importante estar preparado e ter conhecimento sobre o mercado e os preços praticados. Durante a negociação, é fundamental manter um tom de voz casual, evitando qualquer confronto ou agressividade. É importante ouvir o fornecedor atentamente, demonstrando interesse simples em suas propostas e preocupações. Ao mesmo tempo, é fundamental ser assertivo e defender seus interesses, buscando sempre uma solução justa e equilibrada. Ao fim da negociação, é importante deixar claro os termos e condições acordados, para evitar mal-entendidos futuros. Em resumo, uma negociação com fornecedores bem-sucedida requer uma combinação de habilidades de comunicação, conhecimento do mercado e uma atitude amigável e respeitosa.

Qualificação dos fornecedores

Na área hospitalar, é muito comum o farmacêutico, em conjunto ao setor de compras, qualificar o fornecedor. Nesta qualificação é avaliado a parte documental, como instalações, prazo de entrega, prazo de pagamento, entre outros aspectos. Além disso, é importante considerar a reputação e a experiência do fornecedor no mercado hospitalar. Ao estabelecer parcerias com fornecedores qualificados, os hospitais podem garantir a disponibilidade de produtos e serviços de qualidade, contribuindo para a eficiência e segurança dos procedimentos médicos. Portanto, a qualificação de fornecedores hospitalares é um processo estratégico que deve ser realizado de forma cuidadosa e criteriosa, visando sempre a melhoria contínua da assistência prestada aos pacientes.

Monitoramento de indicadores de desempenho

Quando se trata de gestão de compras, existem vários indicadores que podem ser utilizados para monitorar e avaliar o desempenho dessa área tão crucial para as organizações. Alguns desses indicadores incluem o tempo médio de entrega dos fornecedores (lead time), o índice de qualidade dos produtos adquiridos, o nível de satisfação dos clientes internos e externos, o índice de retorno de mercadorias, o custo total de aquisição, o nível de estoque e a taxa de negociação de descontos. Esses indicadores são fundamentais para garantir que as compras sejam realizadas de forma eficiente, econômica e alinhada com as necessidades e expectativas da empresa. Portanto, é essencial que as organizações monitorem regularmente esses indicadores e tomem medidas corretivas quando necessário, a fim de melhorar continuamente os processos de compras e obter resultados cada vez mais positivos. 

Evite realizar compras de emergência

Para medir a eficiência das boas práticas de compras hospitalares, é necessário mensurar a quantidade de compras de emergência. Evitar compras de emergência é necessário para garantir um fluxo eficiente e econômico. Comprar de forma planejada e antecipada é a chave para evitar situações de urgência, que muitas vezes resultam em preços mais altos e produtos de qualidade inferior. Além disso, a compra de emergência pode causar estresse desnecessário aos profissionais de saúde, que já estão sobrecarregados com suas responsabilidades diárias. Dessa forma, é possível evitar compras de emergência ao garantir um suprimento contínuo de produtos de qualidade, otimizar recursos financeiros e contribuir para a eficiência operacional do hospital.

A importância de uma plataforma de busca de preço

Você já parou para pensar na importância de uma plataforma de busca de preço no ambiente hospitalar? Pois é, essa ferramenta é fundamental para facilitar a vida de pacientes, médicos e gestores de saúde. Com a correria do dia a dia, muitas vezes não temos tempo para pesquisar e comparar preços de medicamentos, exames e procedimentos médicos. É aí que entra a plataforma de busca de preço, que nos permite encontrar de forma rápida e prática as melhores opções disponíveis no mercado. Além disso, essa ferramenta auxilia na transparência dos preços praticados pelos hospitais e clínicas, evitando cobranças abusivas e garantindo um acesso mais justo à saúde. Portanto, não podemos subestimar a importância dessa plataforma, que é capaz de proporcionar economia, agilidade e segurança para todos os envolvidos no processo de cuidados de saúde.

Investimento em um sistema de gestão hospitalar

Hoje em dia, o uso de um sistema específico para a gestão de hospitais se tornou essencial para garantir um funcionamento eficiente e organizado de todas as atividades relacionadas à saúde. Esses sistemas auxiliam na análise de dados e na geração de relatórios, fornecendo informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas. Portanto, investir em um sistema específico para a gestão de hospitais é uma medida inteligente e indispensável para garantir a qualidade nas boas práticas de compras hospitalares.

Referência

1.  Yukimitsuy AC. Utilização de práticas de gestão da cadeia de suprimentos por hospitais e o desempenho operacional. Dissertação (Mestrado) – Fundação Getulio Vargas – Escola de Administração de Empresas de São Paulo; 2009.